1 写给谁看
写文档时，位置决定思想，用一句比较流行的话就是“屁股决定脑袋”。位置有两层含义：一是你目前的位置，即你和阅读者之间，是什么关系；二是阅读者的位置，即你的文档最终要放在谁的案头。这两层含义实际上包含了文档最终的目的或是用途，明确这种用途，才能决定你的撰写思路，如汇报、交流、决策、文案、宣传推广等，都是日常工作中经常面对的。
然而，撰写你的文档，除了要彰显你的个性之外，更重要的是要顺应阅读者的个性。因此，在打开Word，新建一个空白文档之后，谁是文档的阅读者将决定你下一步的行动，你要努力就你对阅读者个性的了解来为其定制内容，设计他习惯的阅读风格。
一般来说，办公文档的阅读者无非是上级、同事、下属、客户等。
写给上级
给上级写文档属于报告性质，常见文档如工作总结、工作计划、项目报告、可行性分析等。在撰写这类Word文档时，要将你平时与上级的沟通方式融入其中。例如，平常找上级谈事情时，首先会问：“您现在有时间吗？”或者是“耽误您一点时间……”这些沟通用语其实已经透露出一个信息，那就是你注意到上级的时间安排问题。但很多人在写报告时没有注意到这一点，忽略了这种时间观念。长篇累牍的报告会使上级的阅读产生一种不啰耐烦的情绪，你在他心目中往往会落下啰嗦的印象。况且对于他安排紧密的日程来说，即使真的想仔细阅读，也不大可能。要切记不要在给上级的文档中讲道理，仅着眼于事情本身，甚至只涉及重点即可，例如一份计划，其中只要涉及计划的目的、大体的框架即可，不要太多涉及实施细节。因为下属可控制的程序，上级一般不愿意多加过问，当然，事无巨细、事必躬亲的“黄牛型”上级除外。不涉及细节并不意味着你可以将不成熟的计划随意报告给上级，因为如果他对计划感兴趣，会在阅读报告之后找你了解细节，这时，你呈递的文档已算成功了，该文档的使命已经完成，后续的就是你们一起探讨细节问题。此时如果是不成熟的计划，你没有掌握细节，也许你就会落下一个“做事不细致”、“空谈”的印象。
在文档的格式、版式上，没有太多的标准，但要考虑尽可能让上级有较高的阅读效率。很多领导具有迅速捕捉重点内容、焦点问题的能力。但这不意味着你的文档就可以自由自在、随心所欲地设置格式！非常重要的一点，一些大公司都有自己的VI系统
，此时写文档时就要注意，一定要套用该系统中的信函版式主框架，如图2-1所示。除此之外，如果自己设计其他版式，增加亮点，则在标准字、标准色上寻求统一。
图2-1 左侧为我们经常见到的基本上已经视觉疲劳的文档，右侧则为套用VI信纸版式并进行简单变化的文档
标题要醒目，重点突出显示，版式设计上尽可能留下一些让他感觉到轻松的空白和增强视觉效果、激发阅读兴趣的版面结构。图2-2所示为继续改善文档设计的结果。
图2-2 版式的变化相比图2-1来看，视觉效果对阅读欲望的冲击是显而易见的；合理的留白会缓解阅读者的紧张或疲劳情绪
写给同事
相比写给上级汇报性质的文档来说，写给同事的文档多为用于合作的文字资料，例如研发人员提交给市场推广人员的宣传文字、产品说明，市场人员提供给广告设计人员的广告文案以及软件行业的需求分析报告等。此时，原因、目标、细节等内容就应该全部出现，以方便同事明白你的思路，进一步整理、处理你的文档，更好地交流问题。
这类文档不必在激发阅读兴趣上下太多工夫，在版式上，也不必追求美观和视觉冲击，因为你写的文档本来就是一个上游文档，后面的阅读者和设计者还会对其进行整理和修改。
还有一类写给同事的文档属于公文性质，例如通知、会议议程等，一般每个公司都有相对固定的格式，直接套用即可，例如图2-3所示的正规通知。
图2-3 正规的通知都有套红，写起来比较简单，直接利用固有格式即可
写给下属
写给下属的文档一般都是布置任务或者批复，因此，对事件的重要性说明和要达成的目标、期限、预算范围等要突出显示，尽可能准确传达你的意图，以便下属更容易理解和执行。最典型的就是项目经理撰写的项目开发说明书或者项目实施计划。
在版式设计上，要避免过于夸张和装饰，分散下属对内容的注意力。但是要对一些容易在执行过程中引发问题的提示性内容给予特别设计，引起阅读者的注意。
写给客户
客户既是合作者又是对立方。作为合作者，你和客户之间有共同的利益诉求——都是给老板干，干好了，早点升职、早点加薪比啥都强；作为对立方，你和客户的立场不同，毕竟，为公司争取更多的利益就是给自己争取利益。在这一点上，客户与上司、下属、同事不同。客户对你文档中的每一点都会仔细研究，俨然如对待合同那样细致。因此，在给客户写文档的时候，要记住两点：将不利于对方利益的内容完全隐去。这样可以赢得更多的合作机会，或者在合作上会更加顺畅。在版式上，如果你在为寻求与对方的合作而写文档，那么在字体、色彩等设计上尽量要与对方的VI系统靠拢，这一方面是让对方感觉到你对他公司的认可，另一方面也方便阅读文档的客户直接将该文档报告给他的上级；相反，如果对方寻求与你的合作，而你是在做回复文档，那么要以自己为主，完全采用你公司的VI系统，让他知道你是主动一方。
写给客户的Word文档种类非常之多，但多数以合作建议和产品服务推广为主，例如商业计划书、产品说明书等。另外还有一些如邀请函、企业宣传册等文档有时也会发给客户。这会根据不同的用途采用不同的设计方式。例如，图2-4所示为邀请函，版面比较朴素，而图2-5所示为企业宣传册，版面就应该华丽一些。
图2-4 朴素的商务邀请函，套用公司VI更好一些
图2-5 宣传册，版面要华丽一些
总之，在我们着手撰写Word文档之前，一定要先定位自己的文档阅读者，这样才能据此确定内容和版式的表现形式。