一、文控文秘的重要性

很多从业者都是从“文员”起步，刚进入行政人事部时都是干些琐碎杂事，看起来毫无技术含量，没有什么发展前途。比如：前台文员，每天就是接听电话，分发文件等。但事实上文控文秘是每个企业中不可或缺的岗位，是企业内部相互沟通的重要桥梁，有着不可替代的重要作用。具体表现在：

1．代表企业形象

几乎所有企业都很注重前台的礼仪培训，从《电话接听礼仪》到《前台行为准则》再到《商务礼仪培训》花样繁多，持续不断。为什么一个小小的前台文员，企业领导如此重视呢？就是因为前台文员是企业的门面，也是客户认识这个企业的第一步。一个热情大方、举止得体的前台文员会让企业的形象大大提升。

文控文秘中的办公文员及秘书对企业形象的影响更为直接，因为这些岗位会与客户有更深层次的接触，比如说，客户的接待、业务会议、嘉宾访问等。他们所展示出来的是一个全面立体的形象，包括仪容装束、语言表情、行为动作等，任何一方面的疏忽都可能会给公司形象带来负面的影响。

案例4

美孚石油（中国）公司有一段时间招聘了一名前台小姐，人长得挺漂亮，就是个性有些懒散。每天上班像没睡醒一样，接电话也是无精打采的。本来客户来电，企业规定的应答方式是：“您好，美孚！”，结果从这个小姐的嘴里出来就变成了“你好迷糊！”，有时真叫人哭笑不得。没过多久这位前台小姐就被辞退了。

分析：企业对前台文员一般有两点固定要求：第一是形象好，气质佳；第二就是声音甜美，吐字清晰。一个前台文员从言语间传递出去的不仅仅是企业的名称，更是一种热情的态度。

2．带动企业氛围

由于工作性质文控文秘职员经常穿梭于企业各个部门之间，需要和不同部门的员工打交道。他的言行举止会对周围的人产生直接或间接的影响。试想，一个垂头丧气、愁眉苦脸的行政文员和你有工作来往时，会不会影响到你的心情呢？

一个企业就是一个大家庭，家庭讲究的是和睦，企业内部同样需要一个和睦的气氛。如果文控文秘职员在团队中传递一种乐观、积极、友爱的态度，那么对整个企业的氛围也会有良性的影响。心理学上有一条叫“笑容传递法则”，当A对B微笑时，这种快乐会传递给B接触的每一个人，这时个人的微笑会形成一个团队的微笑。

3．信息交换及采集中枢

文控文秘的工作看起来很简单，却承担着企业内部信息收集、整理、分享和存档的重任，是企业内部信息采集和交换的中枢。

（1）收集：文控文秘作为一个企业对外的窗口，会第一时间收集到一些数据或信息。比如说：水电费、报刊订阅、票务信息、采购资源等，甚至包括预定快餐盒饭等。

（2）整理：文控文秘接下来的工作就是将各类繁杂信息归类整理，以便上报或查询。只有整理后的信息才有更高的使用价值。

（3）分享：实用信息整理汇总完毕后，就要将其应用到企业的相关领域中。信息只有得到有效使用才能实现它的价值，信息的价值实现了，岗位价值也就自然实现了。

（4）存档：无论是一般资料、报价信息、技术说明，甚至合同协议等文档资料，使用完毕后都会交给行政部存档。此时的文员就相当于“企业档案库”的管理员，重要性不言而喻。

4．辅助运营及执行

虽然文控文秘不会直接参与到企业的生产或销售中，但它所提供的资讯和服务却贯穿于企业的整个生产经营过程。这点从图2-1表述的一笔业务完成的流程上就可以很清楚地反映出来。

由于文控文秘的岗位较低，处于企业管理层的末端，属于执行层面，是真正干活的人，所以具体事务的推进，还是要靠这些人完成。文员第一手的工作质量可能就决定着整项任务的完成质量。比如说，办公用品的分发和盘点，行政部主管不可能时时监督，那么文员每月对办公用品的管控就会直接影响到企业的年度办公费用。

明确文控文秘的重要性，为的是让从业者意识到简单的工作也有它存在的价值，也必须要努力做好，只有把小事做好，领导才会委以重任。

案例5

一位政府领导下属有两个秘书，工作都很认真，都渴望着能早日获得提拔。但因为每天都是些端茶递水、送递文件的简单工作，很难有出彩的地方，所以只是闷着头干，枯燥又无聊。其实这段时间领导也很为难，手里有一个干部指标，两个下属条件、资历、背景都差不多，不知道如何取舍。

有一天，秘书A双手捧着一大摞很重的文件想送给领导。到了领导门口，一时心急，敲了门还没等领导回答，就倚门而进了。结果正赶上领导端着一杯茶经过门后，一下子撞了上去。领导的茶水洒了一地，秘书A的文件也掉了一地。领导当时并没有说什么，但时隔不久，秘书B就获得了提拔。

分析：可能很多人会替秘书A喊冤，觉得论能力秘书A并不比秘书B差。只是运气不好，被抓到了把柄，才没被选上。但仔细想一下，什么是能力呢？能把平凡的事情做好并且日复一日不出错才是真能力。再高的职位从事时间长了，不都是做些平凡的事吗？