第二章 秘书工作实务写作基础

一、秘书写作的含义、特点和作用

（一）秘书写作的含义

写作是表情达意的书面形式，是认识和改造世界的工具。

秘书写作是指以文字的形式处理政务、商务、人际关系等，它体现了写作的综合性和应用性。

（二）秘书写作的特点

1. 体式明显

秘书写作的载体，如纸的质地和尺寸，以及书写形式的要求，基本上都是一致的；文体的构成要素基本上是类似的，一般都明显地区分为文头、正文和文尾三个部分，特别是各文体正文部分的构成要素更是类似；秘书写作通常限定主题或有规定的标题，不像文艺创作或论文写作，在主题和标题上有自行选定的自由。

2. 讲求实效

秘书写作的语言要准确、平易、简洁、晓畅；要及时写、及时发、及时办理；文稿（讲话稿、消息等）要具有很强的感染力，情理交融；秘书写作源于实践，用于实践，强调可操作性。

（三）秘书写作的作用

1. 传播沟通

秘书写作是通达上下、共享信息的桥梁，是交际、沟通、协调的媒介，是塑造形象、扩大知名度、提高美誉度的手段。

2. 指导实践

决策的基础是运行状态及发展趋势等信息，这些信息往往通过调查报告、可行性研究报告等书面形式到达领导层，为决策服务。所以说，秘书写作对各项工作和活动具有指导作用，比如，一个良好的工作计划是工作的指南。

二、秘书写作的文种

秘书写作的文种类型有工作类、公文类、经济类、电子类、传播类等。

三、秘书写作基础知识

（一）秘书写作的材料

1. 秘书写作材料的含义

秘书写作材料指作者为了某一写作目的，从现实生活和文献资料中选取和使用的全部事实、数据、理论依据等的统称。通过对现实生活的直接感知所取得的材料，称为直接材料；从文献资料和调查研究的间接感知中得到的材料，称为间接材料。

2. 获取材料的途径

获取材料的途径主要有两种：

（1）观察、调查。观察是借助人的感官，全面、深入、细致地认识客观事物的知觉过程。观察的目的主要是了解事物的外部形态和特征，通过事物的外部形态透视其内在本质。它是获取第一手材料的方法，有助于作者真实地反映客观对象，促进作者的思考、记忆与想象，激发作者的写作欲望。

调查是获取写作材料的重要途径。调查要尊重客观事实，要有满腔的热忱和正确的方法；要尽可能占有相关的已有材料，如史料、档案等；要千方百计搜寻和扩大有关线索，以便确定调查目标；要拟好总的调查提纲，明确每次调查的具体问题；要了解被调查者的情况，在调查过程中要及时写好采访笔记，把事件的梗概、问题的关键、典型的事例、重要的原话记录清楚，以便事后进行整理。

（2）查阅、收集资料。查阅、收集资料是指利用图书馆、个人藏书、互联网或其他途径获取文字材料的取材方式。查阅、收集资料的方法有以下几种：一是剪贴资料，就是从报纸杂志上把所需的有关资料裁剪下来、贴在本子上的一种积累资料的办法，要广泛阅读、善于分类、注明出处、勤记感受、妥善保存；二是建立资料卡片，包括分类题目、内容摘要等项目；三是收藏文件，是指对一些很有参考价值又准许复印、誊抄的各级、各类文件，分门别类地加以保存，这些资料对日后的写作无论在内容上、格式上，还是在语言上、方法上，都有一定的参考借鉴作用；四是网上浏览，是指利用电脑、手机与互联网相连，检索相关的信息，由于办公现代化的需要，这已经成为一种流行的重要形式。

（二）秘书写作的立意与选材

1. 立意

意即主题，立意就是确立主题。秘书写作中材料选择、结构安排、语言运用都是为主题服务的。

（1）立意的出发点。立意与命题直接相联，命题是立意的出发点。命题分为直接命题和范围命题。

直接命题就是按照题目进行写作。不仅题目固定，文稿的立意和内容也都有具体的要求和规定。作者在构思过程中，没有多大的回旋余地，只需正确理解题意要求、办文意图，即可选取材料，执笔撰文。

范围命题是指命题没有严格的限制，只是提出文章需要解决的问题，或内容所反映的范围，至于对事物的判断和看法、解决问题的办法和措施、反映问题的形式和角度，则需由作者去调查、了解、分析、研究，在详细占有材料的基础上，形成自己的观点和想法，确定文章的立意和内容。

（2）立意的要求：

第一，意图明。要解决实际问题，在文章开头就要把意图点明，问题提得集中、明确、针对性强，以利于问题的解决。

第二，观点清。提倡什么、反对什么，都必须明白清楚，开门见山，直书不曲。

第三，要旨专。主题应简明、单一，“一文一事”，围绕一个问题，全文一贯到底。

第四，立意新。要与时俱进，要力求总结新经验、提出新见解、表明新方法、给人新启示。

2. 选材

（1）围绕主题选材。这是决定材料取舍的主要标准，凡是与主题有关并能有力说明或突出主题的材料，就应入选。

（2）选材真实、确凿。这是文章具有说服力和感染力的保证，文章中使用的材料既要准确无误、经得起核实，又要用得恰当贴切。引用别人的话不能有丝毫误差，要做到字、词、句、标点完全与原文一致。

（3）选材新颖、生动。新颖是说材料要有新鲜感；生动是说材料以及对于材料的具体表述要有感染力。要善于观察、发现、搜集那些反映新情况、新经验、新问题的材料；选取那些能够体现时代方向的新的价值观念、新的创造意识、新的语言风尚；捕捉那些新鲜、奇特、健康、富有吸引力的信息材料。

（4）选材典型、针对性强。典型材料有两个最突出的特点：一是代表性，典型材料可以以一当十，可谓兵不在多，而在于精；二是深刻性，典型材料具有很强的说服力。运用典型材料，可以提出问题、印证观点、阐明道理、发人深省、深化主题。因此，秘书写作要针对文种性质选材、针对行文目的选材、针对受文对象选材。

（三）秘书写作的构思与结构

1. 构思列纲

对要写作的内容与形式，应反复思考推敲，逐步使全文的思路明朗，然后列出文字提纲。在形式上，提纲一般由总到分，由主到次，由大到小，由粗到细，一层层展开。在内容上，应注意观点与材料的搭配以及段落和层次的排列。

2. 结构安排

结构安排即“布局谋篇”，它是对文章材料内容的安排与组织。在进行布局的时候，要根据不同文种的各自特点，从所写内容的实际情况出发，采用恰当的结构方式，将内容与形式有机地统一起来。

秘书写作文稿的结构主要由以下几个方面组成：

（1）标题。标题也叫题目，是文章的名称。秘书写作首先要拟定标题。标题因文种不同，大体上分为三种类型：一是直接点明主题，体现观点，揭示文章的中心内容；二是公文中常用的三要素标题，即发文机关名称、事由、文种；三是直接、单纯地标明文种的性质。总之，标题要简明扼要，精练概括，项目匀称，排列得体。根据内容的需要，还可采用主标题、副标题、小标题三种形式。

（2）开头和结尾。秘书写作文稿有一个好的开头，有利于表现主题和围绕主题拓展作者的思路，也有利于引导读者阅读。写好结尾，可以保证文章整体结构的完美。秘书写作文稿由于行文目的不同，所用文种不同，结尾的形式也是多样化的，或做出结论，或自然收结，或提出请求，等等。另外，公文、书信、请柬一类文稿的结尾，有约定俗成的格式和惯用语。

（3）主体。常用的主体行文结构有横式结构、纵式结构和纵横交错式结构。横式结构是按照材料的性质和类型，依照客观事物的不同侧面安排层次，按条款、条文分门别类安排材料；纵式结构是按照时间前后的顺序，依照事物发展的过程和内在联系安排结构；二者的结合即为纵横交错式结构。

（4）过渡和照应。过渡是指文章的段落与段落或层次与层次之间的衔接、转换形式或手段。照应是指文章在内容上的前后关照，即前有所呼、后有所应的结构手段。

（5）现代传媒类的写作，也应注意上述的大体规格结构，但有的文体，如果表述得体，也不必拘泥于上述结构要求。

（四）秘书写作的语言与表达

1. 秘书写作的语言要求

（1）准确、规范。秘书写作的语言要正确、恰当地表达文章的思想内容；遣词造句要符合语法、章法规矩。

（2）简明、晓畅。秘书写作的文字表述要简洁明了，言简意赅；内容明晓，行文畅达。

（3）得体、合理。秘书写作的语言要确切、得体；措辞要恰当、有分寸，应、对、析、辩都要合情合理。

（4）现代传媒类的网络语言，因其有特殊环境与表现方式，在写作时要正确、灵活对待。

2. 秘书写作的表达方式

（1）叙述。是指对人、物的活动、经历和时间以及发生、发展、变化的过程所做的概括的或具体的交代和陈述。

（2）说明。就是用简洁明确的语言，解释、介绍事物的成因来源、形状结构、性质特点、功能作用等，或人、物的一般情况，或事理的概念、规律、定理及应用范围、性能等。

（3）议论。就是议事论理，是指作者对某一事物或问题通过事实材料和逻辑推理来分析评论，借以揭示事理，表明自己的主张或观点的一种表达方式。

（4）对电子类的部分写作内容，有数字、字母、符号、图片等的运用。

（五）秘书写作的起草与修改

1. 起草

起草，又叫拟稿，其稿本叫作草稿或初稿。根据写作提纲起草的文章初稿，把提纲内容落实为明确、具体的文字，可以进一步促使作者的思路向纵深发展。起草要注意文脉的贯通；要写好文章的开头；要正确地使用关联词语以及过渡句、过渡段；要注意句子、句群、段落、层次之间的衔接和过渡。在有些电子类的写作中，是即写即发。

2. 修改

修改，是对文章起草后的一项加工、整理、提高的工作。它是文章由初稿到定稿的终结环节。其范围包括：修改主题、订正观点、修改材料、调整结构、修改语言、修改文面。

修改方法包括：

（1）读改法，即通过阅读，发现不妥，进行修改。

（2）冷改法，即作者将完成的初稿从头到尾仔细看一遍，随后将初稿搁上几天，让极度兴奋的头脑冷静下来，然后再反复看，看一遍思索一番，看初稿有无不妥之处，发现问题及时解决。

（3）抄改法，即边抄写边修改。在有些电子类的写作中，可以利用写作软件强大的编辑、检查、修改功能，极为方便地剪切、复制、粘贴，完成此项工作。