三、主要岗位职责

行政事务复杂多样，各企业为此设立的岗位也不尽相同。如何能够合理分配现有工作，充分发挥每个岗位的特点和能力，是考验部门负责人的重要指标。

行政部分配工作的基本原则就是“同类汇总，优势定位”。同类汇总是指，区域相同内容类似的工作交给同一个人处理。比如说，固定资产管理、钥匙管理、图书管理，属于同一范畴的工作就可以交给一个人处理；优势定位是指把某项工作交给在这方面具备一定优势条件和能力的职员来做。比如说，前台文员地理位置方便与各部门员工有直接接触，像考勤、出差、请假这样的工作就可以交给前台来处理。

以下是某企业行政人事部文控文秘主要岗位职责分配情况：

1．前台文员负责的工作内容

● 外部联络：电话接听、前台接待、信函快递、资料分发、报刊订阅等；

● 内部办公：复印、传真、票务预订、会议安排、通信信息等；

● 部门内务：员工考勤（出差、请假、加班统计）、前台卫生等。

2．办公文员负责的工作内容

● 外务：社保合同、证照办理、名片印刷、工作服、工作卡等；

● 内务：资产管理、办公用品、办公设备、钥匙管理、图书管理、档案管理、费用统计、费用报销、印章管理、会议筹备、表格单据、入职离职手续、生活用品、宣传通知。

3．秘书负责的工作内容

● 对外：客户接待、出差等；

● 对内：撰写公文、资料翻译、档案整理、会议纪要、上传下达以及业务项目督导等；

● 其他：协助上司的一些私务，比如：订餐、缴费等。

文控文秘的具体工作分配不是一成不变的，根据员工特点和工作环境可以适当交换融合。从整体形势来看，这些岗位的流动率比较大，因此应使更多的人掌握以上工作内容，这样一旦某个岗位出现空缺，也不至于让工作陷入停顿。