PART 3　外贸函电　Foreign Trade Letters

Unit 1　信封和信头　Envelope and Header

1.信封的写法

正式的商业信封通常在左上角都已经印刷好寄信人的名称和地址，只需在信封中间偏下的位置填写收信人的姓名、地址即可。收信人的姓名、地址填写要规范，第一行写收信人姓名；第二行写门牌号码，街道名称；第三行写县市城镇、省州名称；第四行写国家名称。收信人名称、地址填写的示例如下。

Real Inc.

No.43，8th Ave

Brooklyn，New York

U.S.A

2.信头的写法

信头包含寄信人的公司名称、地址、电话、传真和电子邮件地址，统称为“联系信息”，填写地址时要加上邮编。信头的规范写法可参考如下示例。

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

No.12，Xingang East Road，Guangzhou City，

Guangdong Province 510308，China

Telephone：86-000-000-0000

Fax：86-00-0000-0000

Email：gztrading@gzt.org

Unit 2　存盘号、日期和封内地址　Reference，Date and Inside Address

1.存盘号的写法

存盘号即“reference”，给信函编号便于来往书信的存盘和查阅，一般用“Our ref.”（写信），或者“Your ref.”（回信）。写信时只需注明“Our ref.×××”，“Your ref.”项不填。在回信时，由于来函有一个存盘号，因此应该注明“Our ref.×××”（己方存盘号）和“Your ref.×××”（与收到的对方存盘号一致）。有关信件的示例如下。

Our ref.

Your ref.

2.日期的写法

为了方便日后查询，还需要写上邮件发送的日期。美式日期通常写在信头和收信人名称、地址之间，而英式通常写在收信人名称、地址之下。

为了避免出现“4/10/2017”这种分不清是10月4日还是4月10日的情况，通常月份不使用数字表示。可以写成“May 1”或“May 1st”，后面加“，2017”即可。日期的示例如下。

Date：May 1st，2017

3.封内地址的写法

封内地址是收信人名称和地址，填写规范和书写信封上的收信人名称、地址的规范一致。不过此栏在非完全公事化的信函中可以省去，因为称呼已说明了收信人。封内地址的示例如下。

Real Inc.

No.43，8th Ave

Brooklyn，New York

U.S.A

Unit 3　经办人、称呼和主题　Operator，Salutation and Subject

1.经办人的写法

经办人是指承办信件的具体个人或部门，是信件的具体收信人。书写时要加下画线。经办人的书写示例如下。

Attention：Mr.Brown Douglas，Export Manager

Attention of Mr.Douglas

To the attention of Mr.Brown Douglas

2.称呼的写法

称呼是对收信人的称呼，一般以“Dear”开头，中间使用敬称+全名，有来往可称对方的姓，只有十分熟悉才可以称名，最后以逗号结尾。称呼女士时，统一使用“Ms.”，因为你无法确定对方是否结婚，错用“Miss”或“Mrs.”可能冒犯对方。称呼的书写示例如下。

Dear Sir or Madam，

Dear Mr.John Douglas，

Dear Mr.Douglas，

Dear John，

此外，还有一种特殊情况，即没有特定的收信人时，可以使用以下写法，注意结尾标点为冒号。

To whom it may concern：

3.主题的写法

主题是对全文重点的提炼。在电子邮件中，主题会直接显示在邮件主题栏中，而在信封中，主题位置在称呼之后。书写时要加下画线。主题的书写示例如下。

RE：Counter offer for socks

Aquatic Products

Unit 4　正文和结尾　The Body and The Ending

1.正文的写法

书写正文的基本要求是主题明确、内容简洁明了、语言精练及表述完整。一般来说，在正文开头直接表达写信的目的，然后对目的进行具体说明即可。如果是回信，要先将收到对方来信的日期和主题加以综合说明，并单独成段，以便对方一目了然。

回信时第一句的示例如下。

Thank you for your email of 29th February regarding the…

With reference to our telephone conversation on Friday，I would like to let you know that…

I am glad to inform you that…

I am writing with regard to the complaint that you made on 29th February.

正文是外贸函电中最重要的部分，阐述的是具体的情况，我们将在后面通过具体的例子来探讨外贸函电中正文部分的书写技巧。

2.结尾的写法

正文结束后，要另起一段表达歉意、希望或祝愿，或者提出请求。一般以希望合作愉快和希望尽快回复为结尾。结尾的示例如下。

Many apology again for the problem you have experienced.

We hope this will be a good start for a long and profitable business relationship.

We are anticipating your early reply.

Thank you in advance for your reply.

Unit 5　敬语和落款　Honeritics and Sign

1.敬语的写法

根据发信人与收信人之间的关系或熟悉程度的不同，敬语可分为以下3类。

1.家人亲戚：Your loving mother；Yours lovingly；With love。

2.一般朋友：Yours respectfully/sincerely/truly。

3.机关团体：Yours faithfully；Best regards。

在外贸函电中，最常用的敬语是“Best regards”，末尾用逗号。敬语的示例如下。

Best regards，

同时，敬语和称呼还存在对应关系。如果是以“Dear Sir”或“Dear Sir or Madam”开头，一般用“Yours faithfully”；如果是以具体名字开头，一般用“Yours sincerely”或“Best regards”；如果没有具体对象，一般用“Yours truly”。

2.落款的写法

在电子邮件中，落款为写信人名称+公司名称。落款的示例如下。

Li Yi

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

传统函件中，先书写公司名称，再以“Sig.”（signature的缩写）注明签名位置，手写签名。落款的格式如下。

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

Sig.__________

Unit 6　抄送、附件和附言　Carbon Copy，Attachment and Postscript

1.抄送的写法

抄送（Carbon Copy）即CC，在传统函件中，如需让收信人知道信函复印件发送的单位，则需要在落款后注明。抄送的示例如下。

CC our Shanghai Branch Office

2.附件的写法

信内有附件时，常用“Encl.”或“Enc.”在信末左下角注明，提醒收信人查看。附件的示例如下。

Encl.：2 invoices

说明信内含有附件的表达方式有如下几种。

①“Please see the file attached/enclosed.（请查看所附文件）”或“Please find attached/enclosed the file you requested.（随函附上你所要求的文件）”。通常是正文有内容时，为了提醒收件人查看附件，在信件结尾使用。

②“I am attaching/enclosing the file for your consideration.（随函附上文件，供参考）”。通常是己方主动附上附件供对方参阅。

③“I am sending you the file as an attachment/enclosure.（把文件发给你，请在附件中查看）”，其中“as an attachment/enclosure”可以替换为“in enclosure/attachment”。

④“Attached/Enclosed is the file you requested.（附件是你要求的文件）”，直接说明附件内容。

⑤“Please affix your signature to the attached/enclosed form and return it to us at once.（请在附件上签名后立即送还我处）”，只单纯提及附件。

3.附言的写法

信写完后，如果还有重要的话需要补充，可以在信末加“P.S.”引出要补充的内容。出现附言一般表明发信人思维不够周密，应该尽量避免。附言的示例如下。

P.S.We require payment by L/C.

Unit 7　外贸函电的格式　Format of Foreign Trade Letter

在前面6节中，我们了解了外贸函电各个部分的书写方法，下面来具体学习这些部分在信件中的格式。

1.信封的格式

信封正面的左下角会注明信件类别：航空（By Air Mail）、挂号（Registered）、印刷品（Printed Matter）、快件（Express）和内有照片（Photo Enclosed）。

书写信封时，名称与地址均左端对齐，为齐头式，具体如下。

信封还可以写成缩格式，名称与地址逐行右缩，具体如下。

2.信件的格式

在英文商业信函中，有3种格式，分别为齐头式、改进齐头式和缩格式。

齐头式（Block Form）即除信头居中外，全部左对齐。因为简单直观，便于使用，是最受欢迎的格式，具体如下。

改进齐头式（Modified Block Form）与齐头式的区别在于存盘号和日期靠右，与封内地址在同一行，落款偏右，节省空间，一目了然。在此列出不同部分，具体如下。

缩格式（Indented Form）保留了改进齐头式的特点，同时更近一步，经办人和主题要居中，正文的段首向右缩进。在此列出不同部分，具体如下。

3.电子邮件的格式

电子邮件是即刻发送，许多格式和传统信函不同，但以上所述信件格式仍然适用。在此列出不同部分，具体如下。